הודעת פתיחה בוואטסאפ עסקי היא הדבר הראשון שלקוח חדש רואה אחרי שכתב לכם, והיא עובדת גם כשאתם באמצע טיפול, באתר או בשינה. ההגדרה חינמית באפליקציית WhatsApp Business, וכוללת שלושה כלים: הודעת פתיחה, הודעת היעדרות (באפליקציה בעברית היא נקראת "העסק סגור כרגע") ותשובות מהירות שאתם שולחים בלחיצה.
הודעה אוטומטית טובה עושה שלושה דברים: מאשרת ללקוח שההודעה התקבלה, אומרת מתי יקבל תשובה, ונותנת לו משהו לעשות בינתיים. בהמשך תמצאו 25 נוסחים מוכנים לפי סוג עסק, הוראות הגדרה, והטעויות שגורמות ללקוחות לא לענות.
איך מגדירים הודעה אוטומטית בוואטסאפ עסקי
כל ההגדרות נמצאות באפליקציה תחת "כלים לעסקים" (באנדרואיד דרך תפריט שלוש הנקודות, באייפון דרך "הגדרות"). Meta מתארת את הכלים כך: הודעת פתיחה אוטומטית ללקוחות חדשים, מענה אוטומטי מחוץ לשעות הפעילות, וקיצורים להודעות שאתם שולחים הרבה.
| כלי | מתי נשלח | הגדרות עיקריות |
|---|---|---|
| הודעת פתיחה | כשלקוח כותב בפעם הראשונה, או חוזר אחרי תקופה ארוכה בלי התכתבות | נוסח, ולמי לשלוח: כולם, מי שלא באנשי הקשר, כולם חוץ מ..., או רק ל... |
| העסק סגור כרגע (היעדרות) | לפי לוח זמנים שקבעתם | תמיד, לפי שעות שתגדירו, או מחוץ לשעות הפעילות שבפרופיל, ולמי לשלוח |
| תשובות מהירות | רק כשאתם בוחרים לשלוח | קיצור, טקסט, ואפשר לצרף תמונה או סרטון. בצ'אט מקלידים "/" ובוחרים |
שלושה דברים שכדאי לעשות לפני שכותבים:
- למלא שעות פעילות בפרופיל העסקי. כך הודעת ההיעדרות יכולה לעבוד "מחוץ לשעות הפעילות" בלי שתצטרכו להפעיל ולכבות אותה.
- להחליט למי לא לשלוח. ספקים, משפחה ולקוחות קבועים לא צריכים לקבל "שלום וברוכים הבאים". השתמשו באפשרות "כולם חוץ מ..." או "רק מי שלא באנשי הקשר".
- להכין קישורים. קישור לזימון תורים, לקטלוג או למחירון הופך הודעה אוטומטית ממנומסת לשימושית.
בחשבון שמחובר ל-WhatsApp Business Platform (API) הכלים האלה לא קיימים בצורה הזאת. שם המענה האוטומטי נבנה במערכת של הספק או בבוט.
10 דוגמאות להודעת פתיחה בוואטסאפ עסקי
הודעת פתיחה טובה קצרה מכדי לגלול, ואומרת ללקוח מה לכתוב כדי לקבל תשובה מהר. הסוגריים המרובעים הם מקום למידע שלכם.
1. קליניקה לטיפולים (פיזיותרפיה, דיקור, פסיכולוגיה) "שלום, הגעתם לקליניקה של [שם]. קיבלנו את ההודעה ונחזור אליכם עד סוף היום. כדי שנוכל לעזור מהר: כתבו בקצרה מה הסיבה לפנייה ואילו ימים נוחים לכם. לקביעת תור ישירה: [קישור]."
2. מספרה "היי, כאן [שם המספרה]. לקביעת תור הכי מהיר דרך הקישור: [קישור]. רוצים לשאול משהו? כתבו כאן ונענה בין לקוח ללקוח."
3. קוסמטיקאית או בונת ציפורניים "היי, תודה שפנית. אני כרגע בטיפול ואחזור אלייך בהפסקה הקרובה. כדי לחסוך זמן, כתבי איזה טיפול מעניין אותך ואם זו הפעם הראשונה אצלי. המחירון כאן: [קישור]."
4. מאמן כושר או סטודיו "שלום וברוכים הבאים ל[שם הסטודיו]. רוצים לבוא לשיעור ניסיון? כתבו את השם ואיזה שיעור מעניין אתכם, ונשלח את המועדים הפנויים השבוע. מערכת השעות: [קישור]."
5. קבלן שיפוצים או בעל מקצוע "שלום, הגעתם ל[שם]. כדי לתת הערכה מהירה, שלחו בבקשה: עיר, סוג העבודה, ו-2 או 3 תמונות של המקום. אני עובר על הפניות בכל ערב וחוזר עם תשובה או מועד לביקור."
6. חנות אונליין "היי, תודה שכתבתם ל[שם החנות]. שאלה על הזמנה קיימת? שלחו את מספר ההזמנה. שאלה על מוצר? שלחו את שמו או צילום מסך. אנחנו עונים בימים א' עד ה' בין 9:00 ל-17:00."
7. מסעדה או משלוחים "שלום, הגעתם ל[שם המסעדה]. להזמנת משלוח: [קישור]. להזמנת מקום: כתבו תאריך, שעה ומספר סועדים ונאשר בהקדם. התפריט המלא: [קישור]."
8. רואה חשבון או יועץ מס "שלום, תודה שפניתם למשרד [שם]. נחזור אליכם תוך יום עסקים. אם מדובר בפנייה חדשה, ציינו אם אתם עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה, ומה הנושא. אין לשלוח כאן מסמכים רגישים לפני שנחזור אליכם."
9. חוג או פעילות לילדים "היי, הגעתם ל[שם החוג]. כדי שנמליץ על הקבוצה המתאימה, כתבו את גיל הילד או הילדה ובאיזה יישוב אתם. פרטים ומחירים לשנה הנוכחית: [קישור]."
10. צלם אירועים "שלום ותודה שפניתם. כדי לבדוק זמינות שלחו תאריך, סוג האירוע ומיקום, ואחזור עם תשובה והצעת מחיר. תיק עבודות: [קישור]."
8 דוגמאות להודעת היעדרות ("העסק סגור כרגע")
11. אחרי שעות העבודה "תודה על ההודעה. שעות הפעילות שלנו הן א' עד ה', 9:00 עד 18:00. נחזור אליכם מחר בבוקר. לקביעת תור גם עכשיו: [קישור]."
12. סוף שבוע ושבת "שבת שלום. אנחנו לא עונים בשבת ובחגים, וחוזרים לענות ביום ראשון מ-9:00. ההודעה שלכם התקבלה ותיענה לפי הסדר."
13. חופשה "אני בחופשה עד [תאריך] ולא עונה להודעות בתקופה הזאת. לקביעת תור אחרי החזרה: [קישור]. בעניין דחוף אפשר לפנות ל[שם וטלפון של מחליף]."
14. חגים "חג שמח. העסק סגור בין [תאריך] ל[תאריך] וחוזר לפעילות רגילה ב[תאריך]. נענה לכל ההודעות לפי סדר הגעתן."
15. בעל מקצוע בשטח "אני כרגע בעבודה אצל לקוח ולא יכול לענות. אחזור אליכם עד 19:00. אם יש נזילה או תקלה דחופה, כתבו 'דחוף' ואראה את ההודעה מהר יותר."
16. עומס פניות "יש אצלנו עכשיו עומס פניות, ולכן זמן המענה ארוך מהרגיל, עד 24 שעות. אם שאלתם על מחירים, המחירון המלא כאן: [קישור]."
17. מטפל במהלך טיפול "אני בטיפול כרגע וחוזר להודעות בין המטופלים. במקרה חירום רפואי או נפשי פנו מיד לגורם חירום ולא לוואטסאפ."
18. מילואים "אני במילואים ולכן זמני המענה איטיים מהרגיל. ההודעה שלכם התקבלה. לתיאום תור או לשאלה דחופה אפשר לפנות ל[שם] ב[טלפון]."
7 תשובות מהירות שחוסכות זמן כל יום
תשובות מהירות שולחים ידנית, בהקלדת "/" וקיצור. אלה שבעלי עסקים קטנים שולחים הכי הרבה:
19. /מחיר "המחיר ל[שירות] הוא [סכום] ₪ כולל מע״מ. המחיר כולל [מה כלול]. רוצים שאבדוק מועד פנוי?"
20. /כתובת "אנחנו ב[כתובת מלאה]. חניה: [מידע]. קישור לניווט: [קישור]."
21. /תור "מעולה. אלה המועדים הפנויים השבוע: [מועדים]. איזה מהם מתאים לכם?"
22. /אישור "נקבע. מחכים לכם ב[יום] ב[שעה] ב[כתובת]. אם משהו משתנה, עדכנו אותנו עד 24 שעות לפני."
23. /תשלום "אפשר לשלם במזומן, באשראי או בהעברה. לביט או לפייבוקס: [מספר]. חשבונית נשלחת אחרי התשלום."
24. /ביקורת "תודה שבאתם. אם נהניתם, נשמח מאוד לביקורת קצרה בגוגל, זה עוזר לעסק קטן כמו שלנו: [קישור]."
25. /המשך "אני בודק ומעדכן אתכם עד [שעה]. תודה על הסבלנות."
את התשובה המהירה לביקורת אפשר לשלב עם שאר הטיפים במדריך איך להשיג יותר ביקורות בגוגל.
טעויות שגורמות ללקוחות לא לענות
- הודעה ארוכה מדי. מעל 4 או 5 שורות הלקוח מפסיק לקרוא. כל השאר יכול לחכות לשיחה.
- הבטחה שלא מתקיימת. "נחזור אליכם תוך דקות" כשבפועל עונים בערב פוגע יותר מאשר לא לכתוב כלום. כתבו זמן שאתם עומדים בו.
- אין שום פעולה. "קיבלנו את הודעתך" בלבד משאיר את הלקוח לחכות. תנו קישור, שאלה או מידע.
- שליחה לכולם. ספק שכותב לכם כל יום ומקבל "ברוכים הבאים" כל פעם יבין שאתם לא מסתכלים על ההגדרות.
- מבצע בהודעת הפתיחה. לקוח שפנה בשאלה לא ביקש פרסומת. אם ההודעה האוטומטית בנויה סביב מבצע, היא מתקרבת להגדרת "דבר פרסומת" בחוק. הסבר מלא במדריך דיוור בוואטסאפ וחוק הספאם.
- שכחתם לכבות. הודעת "אני בחופשה" שנשארת שבועיים אחרי שחזרתם. שימו תזכורת ביומן.
מתי לעבור לבוט או לסוכן AI
הודעה אוטומטית מספיקה כשרוב הפניות שונות זו מזו ואתם מספיקים לענות באותו יום. שווה לבדוק אוטומציה מתקדמת יותר כש:
- יותר ממחצית הפניות הן אותן 3 או 4 שאלות (מחיר, זמינות, כתובת).
- לקוחות הולכים למתחרה כי לא ענו להם בערב.
- אתם מקבלים פניות ממודעות ורוצים לסנן אותן לפני שאתם מתקשרים.
האפשרויות נעות מבוט תפריטים פשוט ועד סוכן AI שמנהל שיחה חופשית, ו-Meta עצמה משיקה סוכן כזה באפליקציה העסקית. ההשוואה המלאה, כולל עלויות, נמצאת במדריך בוט וסוכן AI בוואטסאפ לעסק, והתמונה הרחבה של כל הכלים במדריך וואטסאפ עסקי.
רוצים נוסחים שמותאמים לעסק שלכם ולא תבנית כללית? אפשר לכתוב ל-PowerAds.ai בוואטסאפ מה העסק עושה, מה שעות הפעילות ומה הלקוחות שואלים הכי הרבה, ולקבל הודעת פתיחה, הודעת היעדרות וסט תשובות מהירות בטון שלכם.
